Conciliação bancária: saiba como fazer na sua empresa

Conciliação bancária: saiba como fazer na sua empresa

Mais de 60% das pequenas e médias empresas (PMEs) buscaram empréstimos desde o início da pandemia de Covid-19, em março de 2020, e 28% destas estão inadimplentes, de acordo com a pesquisa realizada em parceria pelo Sebrae com a Fundação Getúlio Vargas (FGV) entre novembro e dezembro de 2021.

Apesar da parcela ser significativa, o número representa uma queda em relação a 31% das PMEs que declararam estar nesta situação na edição anterior do levantamento, em agosto.

Manter o controle sobre o dinheiro da empresa se trata de uma questão-chave para o negócio ser bem sucedido, tanto quanto atrair mais clientes, fidelizar fornecedores e o trabalho de divulgação do empreendimento. Se as estratégias para firmar essa base não forem bem sucedidas, os riscos aumentam.

A última edição da pesquisa Sobrevivência de Empresas, elaborada pelo Sebrae, e que utilizou dados do ano de 2020, aponta que a taxa de mortalidade na área de microempreendedores individuais em até cinco anos chega a 29%. Em seguida, microempresas têm taxa de 21,6% e as companhias de pequeno porte, 17%.

Para fugir dessas estatísticas, dentre outras medidas muito indicadas, você pode aprender a fazer a conciliação bancária. O termo se refere ao levantamento de tudo o que pagou e recebeu entre as contas do seu empreendimento e os extratos bancários. Vamos ver mais detalhes no texto a seguir.

Entenda a conciliação bancária

Como dissemos acima, a conciliação bancária não diz respeito à negociação de dívidas com instituições financeiras, como parece à primeira vista. Fazer a conciliação bancária significa acompanhar as contas da empresa simultaneamente aos extratos bancários, com a análise de transações e verificação de inconsistências entre o declarado nos relatórios e o saldo existente. 

Esse processo deve ser realizado independentemente do porte da empresa, para garantir maior precisão no exame de seu orçamento e assim você pode evitar possíveis fraudes e traçar um panorama financeiro mais realista e adequado para o seu negócio.

Esse método permite que o empreendedor esteja em dia com suas contas e até mesmo consiga estabelecer novos compromissos financeiros, como investimentos para financiar a expansão do negócio em infraestrutura, contratações e outros. 

Mas atenção: o processo de conciliação bancária exige mais requisitos que simplesmente somar entradas e despesas. Nele são comparados valores informados pelo banco e são checadas informações como cobranças indevidas, se houve taxas extras, erros de registros e outros.

Como fazer a conciliação bancária?

O processo de conciliação bancária exige um certo esforço manual, mas você pode contar com a ajuda de algumas ferramentas tecnológicas que vão assegurar a exatidão desse planejamento.

Ao registrar os lançamentos diariamente, por exemplo, você garante que todas as entradas e saídas foram informadas. Inclua históricos com nomes de fornecedores e clientes e não se esqueça de anotar as datas e os valores das transações. Mantê-los em ordem cronológica facilita e muito a organização. Você pode até mesmo programar junto ao seu banco o envio automático de dados referentes às movimentações para o seu e-mail ou pode receber essas informações por SMS no seu celular.

Isso minimiza riscos de multa por atrasos e permite uma melhor avaliação do dinheiro em caixa para outras despesas obrigatórias e eventuais, por exemplo. Nesse processo, desenvolva o hábito de checar mais de uma vez o que foi reportado. Guarde notas fiscais, extratos e comprovantes separadamente para acessar essas informações com maior facilidade o quanto for necessário.

E o que fazer quando for detectado um problema? O processo da conciliação bancária permite que você identifique se o erro foi pontual, se os funcionários não souberam lidar com as contas na ocasião ou, em circunstâncias mais graves, se alguém frauda a empresa. Nesse último caso, você vai estar suficientemente munido de informações para lidar com os responsáveis de acordo com as normas da empresa e até mesmo encaminhá-los às autoridades de justiça competentes.

No começo, todo o trabalho pode parecer exaustivo, mas naturalmente, ao longo dos dias, o processo tende a se descomplicar e você pode produzir relatórios com frequência maior e controle cada vez mais exato. O uso de um software de gestão financeira empresarial pode aprimorar esse método, pela rapidez com que cálculos complexos podem ser feitos. Não se esqueça de armazenar os dados não apenas em lugares físicos, mas também em plataformas de nuvem, caso a cópia de um dos registros se perca.

Com as informações em mãos, não se esqueça dos objetivos de curto, médio e longo prazo. Se houver dinheiro em caixa, por que não aproveitar a oportunidade para colocar em prática aquele tão sonhado investimento? Se não houver, não arrisque o que for necessário para manter a empresa em funcionamento pelo o que na frente pode se revelar uma grande aventura. Defina metas conforme as informações que você obtém.
Em empresas de médio e grande porte, esse processo pode ser delegado a terceiros, e, apesar da estrita confiança que os cargos podem exigir, o empreendedor não pode se desvencilhar completamente da fiscalização sobre seus colaboradores. Esteja constantemente de olho nos responsáveis pelos relatórios financeiros porque erros são tão possíveis para você quanto a eles.

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